De IT blauwdruk van je kantoor: de fundering
Digitale transformatie
Digitale transformatie is een middel om je kantoor succesvoller, veiliger en wendbaarder te maken. Maar dit gebeurt niet vanzelf. Je zult hier echt iets voor moeten doen. De inzet van flexibele, schaalbare technologie om goed te kunnen reageren op veranderingen die zich voordoen, is slechts een onderdeel van de stappen die leiden naar een digitaler kantoor.
Waar begin je?
Maar in plaats naar de ‘hypes’ te kijken (blockchain, AI, etc.) is het beter om je IT-huis vanaf de grond toe goed op te bouwen. Uiteraard met het eindpunt in het achterhoofd. Wij trekken daarom graag de vergelijking met het bouwen van een huis. Je begint ook niet met een dakkapel als je nog niet weet hoe je bovenverdieping er precies komt uit te zien. Nee, je begint met het fundament. En dat fundament is voor elk huis, en dus ook voor elk kantoor, anders.
Want wil je toewerken naar een ruime gezinswoning, of is dit het huis waar je alleen of met zijn tweeën oud wil worden of is het idee juist dat je hier over tien jaar met een heel groot gezin met veel aanhang aan de keukentafel zit?
Want wil je toewerken naar een ruime gezinswoning, of is dit het huis waar je alleen of met zijn tweeën oud wil worden of is het idee juist dat je hier over tien jaar met een heel groot gezin met veel aanhang aan de keukentafel zit?
En zo is het met je kantoor precies hetzelfde: kan je uit de voeten met een afgescheiden deel in een bedrijfsverzamelgebouw waar veel voorzieningen al voor je geregeld zijn en die je deelt met de medehuurders of bouw je een eigen kantoorpand, met ruimte voor 50 advocaten en een jaarlijkse te verwachte groei qua omvang van 10 procent? Daar moet je over nadenken voor je je fundering gaat leggen.
De basisuitrusting
De fundering van het gebouw staat in dit geval symbool voor de IT-basisuitrusting van je kantoor. Waar die basisuitrusting uit moet bestaan is afhankelijk van wat het moet gaan ‘dragen’; niet alleen nu, maar ook in de toekomst. Dus stel jezelf de vraag: wil je als kantoor nog groeien of juist niet (meer)? Welke diensten levert het kantoor en blijft dat zo? En op welke wijze wil je die diensten in de toekomst blijven aanbieden?
Wat zit er in de basisuitrusting? Het belangrijkste onderdeel is de infrastructuur.
Onder infrastructuur verstaan we alle technologische componenten die nodig zijn om computersystemen te laten functioneren. Simpelweg dus alle apparaten en hun verbindingen. Zonder werkplek, of dat nu een desktop computer, laptop of tablet is, kom je niet ver. Dat geldt ook voor een printer en telefoon natuurlijk. En laten we vooral de internetverbinding niet vergeten. Hoe sneller deze is, hoe beter.
Daarnaast moet er bepaalde basisprogrammatuur aanwezig zijn. Denk aan een softwareprogramma om uren te kunnen schrijven en te declareren (een zogeheten praktijkmanagementsysteem – PMS ), een tekstverwerkingsprogramma zoals Microsoft Word en een e-mailprogramma zoals Microsoft Outlook of Gmail. Voeg daar nog een website aan toe als onontbeerlijk visitekaartje naar de buitenwereld en je bent al een stuk op weg.
De te maken keuzes
In de beginfase zijn er dus al wat keuzes te maken. Het is namelijk niet meer van deze tijd om enorme bedragen te investeren in hardware en software om hier vervolgens meer dan vijf jaar aan vast te zitten. Zo ver vooruitkijken kan in feite niemand, maar toch is het goed om na te denken over hoe je de ontwikkeling van het kantoor voor je ziet voor de komende paar jaar? De IT-omgeving, hoe klein of groot dan ook, dient flexibel hierin mee te bewegen. Werkt iedereen altijd op kantoor? Zijn er flexwerkplekken nodig of is de mogelijkheid om vanuit huis te werken een keiharde eis? En waar staat alles? Op kantoor op een server of in de ‘cloud’ of een combinatie daarvan? Mag iedereen met een apparaat naar keuze werken (Bring Your Own Device) of schaft het kantoor de apparaten aan? Hoe – en door wie – worden deze beheerd? En welke afspraken worden daarover gemaakt met collega’s en de systeembeheerder? Met het oog op beveiliging een belangrijk aspect dat ruimschoots aandacht verdient.
Net als bij de bouw of verbouwing van je huis is het de vraag of je je bij deze keuzes laat bijstaan door een aannemer of opzichter of ga je zelf aan de slag? Er zijn tal van leveranciers waar je terechtkunt (check daarvoor vooral de IT-Kieswijzer). Uit het aanbod van individualisten, teams en samenwerkende bedrijven is het echter vaak moeilijk kiezen. Het inschakelen van een deskundige kan hier lonend zijn.
En voor wie zich liever bezig houdt met de aankleding van de bovenverdieping en de relevantie van een toekomstbestendige infrastructuur onderschat: onderstaande afbeelding toont de groeicurve voor IT-infrastructuur van standalone pc’s tot aan draadloze wifi-netwerken richting het Internet of Things, zoals printers die draadloos aan te sturen zijn. Waar in die curve sta je nu of wil je staan?
Deel II van de serie: de bouw van een goed IT-huis voor uw kantoor.
Deel I lees je hier terug.
In de volgende blog gaan we het hebben over de eerste bouwlaag: de begane grond, die staat voor tools om efficiënter te kunnen werken. Stay tuned!