ILTACON 2024: groter dan ooit!

 

 

This years ILTACON: bigger – and better – than ever.Bigger; how?

ILTACON is groot. En de editie in Nashville van dit jaar was daar geen uitzondering op. Sterker nog: ILTACON 2024 had meer bezoekers, meer sprekers, en meer software leveranciers op de beursvloer dan andere jaren.

Waar hebben we het dan over qua aantallen?

Er zijn in totaal 4184 bezoekers naar Nashville, Tennessee afgereisd, verdeeld over 32 nationaliteiten, waarvan 1882 personen de volle week aanwezig waren.

Wat doen die bezoekers dan zoal gedurende die 4,5 dag? Het congres start op zondagavond met een feestelijk opening. Netwerkmogelijkheid 1 van de in totaal 431 momenten om samen te komen.
Het netwerken wordt gestimuleerd door interactieve badges, waarmee je kan ‘linken’ met andere bezoekers en waaraan je lintjes kan hangen over de hoedanigheid waarin je ILTACON bezoekt (first timer, speaker, C-Suite (CIO, CTO, etc.), leverancier, etc.).

 

Op maandag staan er de hele dag leerzame sessies op het programma. Die dag is volledig gericht op kennisdeling en netwerken. De beursvloer wordt namelijk ‘pas’ op maandagavond feestelijk geopend en is dan twee uur lang in het thema van dat jaar ondergedompeld (het thema van dit jaar was Tennessee – deze verslaggevers hebben dat creatief omgebogen naar Thelma and Louise, en we werden nog als dusdanig herkend ook). De beursvloer is groot met 211 deelnemende partijen dus je hebt wel meerdere bezoeken nodig om alle leveranciers te spreken die je op je verlanglijstje hebt staan. Sowieso is ILTACON de hele week een continue puzzel waarin je moet kiezen tussen netwerken of kennissessies of informatie halen op de beursvloer. Doordat de koffie breaks en lunches dit jaar in de ‘exhibition hall’ plaatsvonden was de interactie met leveranciers maximaal gefaciliteerd. Een echte verbetering ten opzicht van vorig jaar. Nu hoefde je ‘alleen nog maar’ te bepalen welke van de parallel geplande kennissessies/company updates/etc. je wilde bezoeken 😉. Ter illustratie: er waren 396 sessies om uit te kiezen (verdeeld over 336 verschillende sprekers, waaronder ook één Nederlander)
Gelukkig waren wij met twee en hebben we elke avond een schema opgesteld met wie welke sessie ging bezoeken, om zo het maximale uit de week te halen.

 

 

 

De sessies die we hebben bezocht zijn:

• Monday Keynote door Hannah Fry
• AI Decision-Making: Identifying use Cases before selecting a solution
• Copilot – what have we learned in the first year
• Create a Chatbot-Driven Knowledgebase in SharePoint Online in One Hour
• Best Practices for working with large language models
• Can AI Chatbots Make Knowledge Truly Accessible?
• A Pratical Toolkit for the Successful “Accidental” Change Manager
• Cutting-Edge Collaboration: When Generative AI Meets DMS
• Transforming legal operations with effective change management workshop: a holistic approach to support, Technology and law firm profitability
• Diverse Start up pitches in de Exhibit hall
• M365 Teams and your DMS. A clash or a symphony?
• Wednesday Keynote: change your filters
• ILTA’s Technology Survey: unveiling trends shaping the future workplace
• Company update Microsoft
• Battle of AI Perspectives

 

Verder waren er nog tientallen sessies over – uiteraard – de impact van AI op de praktijk, Compliance, en Kennismanagement. Het viel op dat deze laatste weer een hot topic is, vooral langs de as van het ontsluiten van relevante content via AI. Het structureel toepassen van verandermanagement stond een aantal keren centraal en het investeren in training en goede begeleiding. Voor de CTO’s waren er ook diverse technische sessies en je kon alles te weten komen over security.  Alle sessies waren gelukkig voorzien van labels / tags in de event app waardoor je goed kon kiezen wat bij je paste.

Better than ever?

De sessies die er voor ons uitsprongen waren:

Copilot – what have we learned in the first year?

Twee kantoren vertelden over hun redenen om te gaan testen met Copilot (het zit in alle Office tools!) en hun ervaringen bij het gebruik van Copilot in het afgelopen jaar. Dit is de enige sessie die wij meegemaakt hebben waarbij er rondom in de zaal mensen moesten staan. De interesse vanuit de praktijk hiervoor is dus evident. Enige ‘take aways’ uit deze sessie:

• Zet vooraf je security settings goed
• Begin met je stafafdelingen en bouw die use cases dan om voor de juridische praktijk
• Leer itereren en leer je testers ook wat Copilot niet kan (dus wel: ‘geef me alle mails van afgelopen week inzake xyz’ maar niet ‘geef me alle mails van afgelopen uur inzake xyz’.)
• Let op de verschillen tussen de mogelijkheden binnen de Office apps op het web of de desktopversies (die laatste zijn beperkter)
• Abonneer je op de blog van Microsoft waar maandelijks alle Copilot updates incl. toelichting op verschijnen
• Maak een Teams kanaal aan voor alle testers waar ze goede (en slechte) prompts in kunnen verzamelen, om van te leren (en gebruik Notebook voor het vastleggen van hele lange prompts)

 

 

M365 Teams and your DMS. A clash or a symphony?

Een gesprek tussen twee kantoren (iManage gebruiker en NetDocuments gebruiker) waarvan de één MS Teams al volledig geïntegreerd had in de werkprocessen en de ander daarover aan het nadenken was.

Take aways uit deze sessie:

• Begin er pas aan als je je Governance goed uitgedacht en ingericht hebt (incl. archiving);
• Gebruik Teams niet naast je DMS (als ‘convenience copy’), maar zorg dat het integreert met je DMS om te voorkomen dat je verschillende versies van documenten op verschillende plaatsen krijgt.
  Wat dat betreft was het jammer dat er niet ook een derde kantoor bij zat dat gebruik maakt van een DMS dat gebouwd is op Sharepoint, voor het vergelijk met die andere twee grote DMS’en in de sessie.
• Het kantoor dat nu nog over implementatie nadacht gaf eerlijk toe het belang van Teams onderschat te hebben (u bent dus gewaarschuwd 😉).

Can AI Chatbots Make Knowledge Truly Accessible?

Op de vraag aan de zaal wie er allemaal een chatbot operationeel had, verscheen nauwelijks een hand in de lucht. Het is vaak ook onduidelijk wat bedoeld wordt met een chatbot. Een chatbot kun je inzetten om sneller kennis te vergaren (reduce time to knowledge) oftewel om ‘just-in-time knowledge’ te faciliteren. De panelleden deelden hun ervaringen met de inzet van een chatbot.

Take aways uit deze sessie:

• Een chatbot is geen virtual assistant – managing expectations – maar kan wel veel vragen beantwoorden.
  Maak een onderscheid in:
  • Wat is altijd het juiste antwoord?
  • Wat is gedurende een bepaalde tijd het juiste antwoord?
  • Wat is het juiste antwoord voor de juiste mensen?
• Bepaal hoe je de waarde van je chatbot gaat meten; daarvoor moet je ook weten wie je doelgroep is, wat het doel is van de chatbot, welke informatie gebruikt kan worden en of je data uit meerdere systemen kunt halen (en zo tijdwinst behaalt voor de gebruiker die anders op meerdere plekken zou moeten zoeken)
• Besteedt voldoende aandacht aan de adoptie; bepaal hoe je dit aanpakt

 

 

 

 

In de workshop Transforming legal operations with effective change management werd benadrukt om niet via e-mail te communiceren en andere manieren te kiezen om een boodschap over te brengen. The Power of Lunch werd aangedragen als een veel beter alternatief. Het nuttige met het aangename combineren. Nodig je doelgroep uit voor een goede lunch en vertel je verhaal met impact.

A practical toolkit for the successful accidental change manager

Dit was waarlijk een zeer praktische sessie met tal van handreikingen voor iedereen die het managen van een verandering er maar even bij krijgt als taak. Iets wat je gewoon zomaar naast je dagelijkse werkzaamheden doet. Succesvol natuurlijk, laat die verwachting ook maar duidelijk zijn.

Deze sessie gaf echter heel duidelijk aan dat verandermanagement een vakgebied op zichzelf is. Maar wel eentje waar –  gelukkig als je het ons vraagt – nu wel veel meer aandacht voor is in de advocatuur. In vogelvlucht en met de toezegging de supergoed doordachte templates te delen, werden de bezoekers meegenomen in de wereld van Prosci.

Take aways uit deze sessie:

• Benchmark metingen voordat je start met het veranderproces; wat wil je bereiken en wat hou je daarvoor in de gaten? 
• Je hebt 18% van je doelgroep nodig die hun gedrag veranderen; daar zit het kantelpunt 
• Er zijn verschillende groepen in te delen die elk op een andere manier benaderd moeten worden; er is geen ‘one size fits all’ - breng je groepen en de ‘change mindset’ goed in kaart 
• Onderzoek toont aan dat je 7x een boodschap moet brengen voordat deze eindelijk blijft hangen

 

ILTA’s Technology Survey: unveiling trends shaping the future workplace

• Jaarlijks worden ook de resultaten van de uitgezette survey gedeeld. Belangrijke conclusies uit het rapport:
  GenAI was – niet heel verrassend – het belangrijkste thema;
• De cloud adoptie gaat traag bij de echt grote kantoren, vanwege veel legacy tools.
• Het belang van Microsoft neemt – mede door O365, Teams en CoPilot – steeds meer toe (veel Microsoft first - strategieën);
• Producten van de reguliere markt treden toe tot de legal markt. Denk aan Salesforce en Oracle.

Battle of AI perspectives

Hekkensluiter dit jaar was de sessie die rechtstreeks voortkwam uit twee keynotes op Lexpo 2024: Nikki Shaver en Pim Betist deelden hun visies op AI (gaat het echt zo hard, of hebben we nog tijd om de kat uit de boom te kijken en onze organisatie erop voor te bereiden), maar dit keer met een panel discussie na afloop.

Dit was ‘by far’ de meest levendige sessie qua publieksinteractie. Van de 1.5 uur waren Pim en Nikki gezamenlijk zo’n 45 minuten aan het woord, de rest van de tijd werd een geanimeerde discussie gevoerd tussen publiek en sprekers onder leiding van ILTACON coryfee Joy Heath. Complimenten aan haar voor het samenbrengen van deze twee uitstekende sprekers die het voor elkaar kregen om deze sessie op dat ‘rottijdstip’ toch zo levendig te houden en daarmee ILTACON 2024 zo inspirerend te laten eindigen!

Afsluitend nog even dit

Wij krijgen vaak de vraag: moeten wij hier als Nederlands advocatenkantoor ook bij zijn?

Niks moet. Maar los van de zeer goede kennissessies is ILTACON ook een goede gelegenheid om te zien wat er allemaal te koop is. En hoewel er zeker veel partijen op de beursvloer staan die zich vooralsnog vooral op de Amerikaanse markt richten waren er daarnaast zeker ook zo’n 20 leveranciers waarvan we weten dat ze ook in Nederland / Europa, vaste voet aan de grond hebben.
Hier zullen we nog een apart artikel aan wijden, maar het geheel maakt ILTACON echt de moeite van het bezoeken waard.

Tot slot nog een leuk cijfertje nog: dit jaar drie kleuren t-shirt: groen, blauw en roze. Drie keer raden welke als eerste ‘op’ was 😉