Van Iersel Luchtman Advocaten migreert succesvol naar een best-of-breed omgeving

 

Hoe krijg je het als kantoor voor elkaar om een migratie volledig online voor te bereiden en dan succesvol live te gaan met een nieuwe kantooromgeving? Dat kan alleen met een strakke planning én goed geoliede interne organisatie.

Eva Peeters (externe projectmanager L-IME) praat over dit succesvolle project met Willy van Oosterhout (controller) en Frank Smetsers (advocaat en partner) van Van Iersel Luchtman Advocaten.

Van alles-in-één naar een best-of-breed

Van Iersel Luchtman stond vorig jaar voor het vraagstuk: kiezen we voor de alles-in-één oplossing van Kleos of voor Legalsense in een best-of-breed omgeving? Eva: ‘Uiteindelijk hebben jullie puur op functionaliteit gekozen voor een best-of-breed omgeving met Legalsense aan de basis. Willy: ‘Dat klopt. Ondanks dat een best-of-breed meer voeten in aarde heeft - denk aan koppelingen en samenwerkingen tussen diverse partijen - ging de voorkeur uit naar Legalsense. Frank: ‘Met het maken van deze keuze heeft L-IME ons erg geholpen. Zonder de kritische noot, tijdens onder andere presentaties van leveranciers, waren we nooit zo diep de materie ingegaan. Door de doortastendheid van Eva ondervonden we dat de faillissementsmodule en declaratie workflow van Legalsense beter bij ons paste. Op basis hiervan is uiteindelijk de knoop doorgehakt.’  

Grote wissel

Eva: ‘Jullie best-of-breed omgeving bestaat uit ContactManager voor CRM, DMSforLegal voor DMS, Qlik Sense voor Business Intelligence, DotOffice voor sjablonen en Twinfield voor de financiële administratie: een hele mond vol. Zouden jullie andere kantoren zo’n grote wissel aanraden?’ Willy: ‘Alles draait om de juiste verwachting en een goede voorbereiding. Wij hebben een projectgroep samengesteld, bestaande uit diverse functies. Wekelijks was er projectoverleg, waarbij L-IME de algehele coördinatie verzorgde. Ook de roadshows voor medewerkers, om hen mee te nemen in de nieuwe werkwijze, hebben bijgedragen aan de gebruikersacceptatie. Ik heb voortdurend, ook als het even stroef liep, het gevoel gehad dat we het onder controle hadden.’

Frank: ‘Wat voor ons ook positief werkte is dat jij, Eva, goed wist welke consequenties een best-of-breed omgeving heeft. Je nam met ons alle samenwerkingen, integraties, voordelen en beperkingen door. Je gaf tips waardoor we goed waren voorbereid op de praktijk.’ Frank doelt hiermee onder andere op de onzekerheid die er bestond, rondom de samenwerking tussen de verschillende leveranciers waarmee je in een best-of-breed te maken hebt. Het kantoor wilde voorkomen dat er met vingers zou worden gewezen of dat een dossier op drie verschillende plekken zou worden aangemaakt. ‘Om zekerheid te krijgen heeft Eva ons aan de hand genomen en hebben we advies ingewonnen bij referentiekantoren, ’ aldus Frank

Frank vervolgt: ‘Het was ons doel om werkprocessen efficiënter maken. Dat is geen makkelijk karwei, daar zijn we ons vanaf dag één bewust van geweest. Natuurlijk vonden we een best-of-breed omgeving spannend. Maar er is voor een kantoor van onze omvang niet zo veel keuze. Wil je  systemen die ook op detailniveau doen wat jij verwacht, dan is een best-of-breed met allemaal specialistische deeloplossingen de beste keuze. Voor ons in ieder geval wel.’

Maximale gebruikersacceptatie

Eva: ‘Wat heeft volgens jullie, naast de roadshows, de goede gebruikersacceptatie bewerkstelligd?’ Frank en Willy zijn het erover eens dat het de betrokkenheid van de hele organisatie is geweest. Zo hield Eva interviews met mensen vanuit verschillende geledingen, werd een diverse projectgroep samengesteld en werden er regelmatig sessies voor het kantoor georganiseerd. Willy: ‘We namen iedereen - en ieders behoefte - mee. Ondanks dat alle meetings en voorbereidingen online zijn gegaan, heeft iedereen zich betrokken gevoeld.’

Het voorwerk voor de migratie werd door het kantoor serieus genomen.  Zo is het declaratieproces eerst met een klein team getest. Ook heeft er voor de migratie een proefconversie plaatsgevonden. Willy: ‘Natuurlijk haal je daar altijd zaken uit. Zoals het converteren van declarabele tijd terwijl wij geschreven uren wilden. Gelukkig werden al deze uitzonderingen al in deze fase gesignaleerd en door Legalsense direct opgelost.’

L-IME verzorgde trainingen en Eva was als projectmanager aanwezig tijdens de live gang. Frank:
‘Na het uitvoerige selectietraject onder leiding van Eva wisten we echt zeker dat we geen oplossing over het hoofd hadden gezien. Daarbij hebben we met deze omgeving direct een integriteitsslag kunnen maken. Door nieuwe werkprocessen door te voeren werken we nu met centrale teams zoals de afdelingen: data-integriteit, Wwft etc.’

 

Business Intelligence
Eva stipt Business Intelligence (BI) aan. Een aspect dat voor dit kantoor erg belangrijk is, want zoals Willy zegt: ‘Zonder BI ben je blind.’ Van Iersel Luchtman gebruikt BI voor uiteenlopende doeleinden. Denk aan interne controles op het urenschrijven en de rapportering op individueel en managementniveau. Willy: ‘Voor ons zijn het geen lijstjes, maar grafieken die inzicht geven. Die hebben we nu op de meest diverse bedrijfsaspecten voorhanden.’

Iedereen verantwoordelijk
‘De advocaten maken onderweg enthousiast gebruik van de mobiele app van Legalsense. Bovendien hebben zij nu zelf real-time inzicht in de financiële status van hun dossiers. ‘We informeren onze mensen nu niet meer achteraf, maar direct en actueel. Dit komt ten gunste van de betrokkenheid en verantwoordelijkheid van iedereen bij het reilen en zeilen van ons kantoor.’